Riscos nas informações geradas para a matriz: o ideal seria o esforço dos colaboradores em produzir informações ser canalizado para analisa-las em eventuais explicações e detalhamentos solicitados pela matriz. Destacamos alguns riscos no uso exclusivo de planilhas (sem uso de recursos mais sofisticados que as fórmulas-padrão) e benefícios de mitiga-los via automatização do processo. Conforme numeração da figura:
Diversidade de fontes de dados e planilhas de cálculo (1)
Partindo de dados financeiros, essas informações são extraídas em grande parte da contabilidade, mas não suficientes, conforme exposto em nosso artigo Cumprimento de prazos e exatidão de suas informações fruto de seu processo, exigindo a coleta de dados detalhados das carteiras e ampliando a diversidade de fontes paralelas de dados e planilhas de cálculo.
Cálculo em planilhas – uso simultâneo, volume de dados, versionamento e segurança
- Colaboradores sucessivos no processo (2): distribuídos pela alta especialização em determinados assuntos mais detalhados, gera forte dependência pessoal caso não haja formalização detalhada do processo que permita ausência eventual de algum dos envolvidos nesse cálculo.
- Uso simultâneo da mesma planilha: há um recurso que permite usuários alternadamente confirmarem sua alteração por célula, mas ainda assim esse recurso é acionado apenas no momento de ‘salvar o arquivo’, gerando um intervalo maior de versão única atualizada.
- Diversidade de fonte de dados: a autonomia e facilidade de cada colaborador ajustar seus cálculos individualmente com respectivas novas fontes de dados tende a desatualizar a documentação do processo, se existir, não sendo lembrado dessa nova necessidade por seus eventuais substitutos.
- Volume de dados: dependendo do computador, pode haver lentidão acima de algumas dezenas de milhares de linhas no caso de carteiras detalhadas de contratos.
- Complexidade das fórmulas: envolvendo filtros e dados cruzados com outras pastas e/ou planilhas, fórmulas mencionam posições de células e não a informação propriamente dita que está como conteúdo de uma célula, necessitando percorrer toda trilha de fórmulas primitivas relacionadas para entender o contexto daquele cálculo.
- Versionamento: dificuldade em identificar cálculos alterados ao longo de diferentes datas-bases, exigindo uma diferente planilha para cada data-base. Isso ocorre pelas fórmulas de cálculo estarem obrigatoriamente no mesmo arquivo e simultaneamente com seus respectivos resultados, sem segregação de artefato entre dados e parâmetros. Ambos estão na mesma planilha.
Cálculo automatizado e em banco de dados
- 3-Base importada fica copiada dentro do banco de dados, com benefícios de alta capacidade de volume de dados, backup e acesso aos dados limitados dentro da política padrão de segurança da TI.
- 4-Parametrização:
- Ambiente único, quaisquer que sejam as especializações de cálculo.
- Uso simultâneo por múltiplos usuários, pois cada fórmula é gravada e atualizada individualmente.
- Versionamento por período de vigência, preservando critérios utilizados em diferentes datas-bases.
- Conferência da fórmula durante a própria parametrização, acionando seu cálculo e acessando os valores, caso já tenham sido importados.
- 5-Fórmula dos cálculos parametrizados.
- 6-Fórmula das validações parametrizadas e independentes das fórmulas de cálculo.
- 7-Processo
padrão de cálculo:
- Acionamento dos cálculos e validações na quantidade e periodicidade ilimitadas, sem presença obrigatória de quem os parametrizou.
- Capacidade de sobreposição de valor pontual numa eventual data-base com registro de trilha (log), preservando sua fórmula padrão para as demais datas-bases.
- 8-Cópia da imagem dos dados a serem exportados, com os mesmos benefícios da importação copiada pelo uso de banco de dados.
- 9-Recursos de análise dos resultados antes da exportação final, tais como valores finais e parciais da árvore de cálculo.
Enfim, dedicar tempo maior dos colaboradores na fase final de análise permitirá que comportamentos fora do padrão possam ser estudados em eventuais detalhamentos solicitados pela matriz. É seus colaboradores se dedicarem mais ao ‘conferido’ ao invés do ‘feito’. Conte conosco caso seja essa sua meta.
Uma boa semana a todos
Yoshio Hada
Sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas de automação em conversão de layouts (exportação de arquivos para matriz internacional e geração de demonstrações financeiras), controle de prazos e limites regulatórios para instituições financeiras.
Artigo anterior relacionado ‘Arquivo para a matriz: cumprimento de prazos e exatidão de suas informações é fruto de seu processo’