Seu processo já está formalizado e documentado? Parabéns. É o primeiro passo. É como não depender mais da receita da avó contada numa conversa de pé com a tia explicando ‘mais ou menos’, onde a memória e a comunicação de quem fala e de quem ouve costumam falhar com muita frequência. Mas mesmo escrita, nem sempre quem cozinha segue essa receita, da mesma forma que um processo descrito nem sempre é executado. Conforme a numeração da figura:
1-‘Prova às cegas’ de reality show culinário
Já fizemos uma analogia dos processos não documentados com receitas no artigo http://www.b3bee.com.br/site/2018/10/03/resolucao-4-557-mitigacao-de-risco-com-mapeamento-de-processos-grafos-gri/ e o papel dos controles internos em http://www.b3bee.com.br/site/2018/10/19/resolucao-4-557-mitigacao-de-risco-com-controles-internos/. Consideremos o processo já documentado.
2-Ainda o ‘risco culinário’. Apenas escrito, depende da disciplina e iniciativa pessoal para ‘seguir a receita’
Mesmo documentado, políticas, procedimentos e controles escritos sem mecanismos de monitoramento tem grande chance de não serem seguidos: depende da iniciativa pessoal, e nos casos de urgência (significa ‘quase sempre’), até os mais disciplinados podem buscar abreviar sua execução.
3-Robô cozinheiro e automação total: benefício com alta escala
Já viram vídeos com robôs-cozinheiros? Já há mais de uma versão. A robotização completa aplicada em processos industriais exige alta escala de repetição e padronização de insumos e produto acabado, típico de linhas de produção. Já em processos administrativos, os mais completos ERP’s e RPA’s podem ser inviáveis havendo poucas necessidades departamentais de menor escala na organização (‘um canhão para matar uma mosca’).
4-Chefe de cozinha: o ‘maestro’ da lista de tarefas
Uma alternativa são listas de tarefas a serem seguidas com suas respectivas baixas após cada conclusão. Existem várias metodologias para essa representação. Melhor ainda se apresentadas a cada responsável pela execução apenas quando tarefas das quais esse item depende tiverem sido concluídas, seguindo uma sequência previamente definida. A lista é dada tal qual um chefe de cozinha organizando a ordem e responsável de cada tarefa.
5-Dar baixa numa agenda só dá mais trabalho, sem ganho de tempo operacional: o ganho é corporativo
Aos olhos da equipe departamental, essa lista de tarefas cujas pendências devem ser baixadas não agrega ganho operacional algum, apenas aumentando o tempo total das tarefas e a sensação de um ambiente fiscalizador. Mas o ganho não é necessariamente no tempo dessa execução, talvez até o aumentando. O ganho é corporativo em rastreabilidade, qualidade e dados para análise:
- Cumprimento das etapas previstas no processo, uma vez que há um responsável que confirmará baixa da tarefa.
- Registro das datas de início e finalização da execução da tarefa.
- Transparência em tempo real de qual etapa se encontra o processo em execução, sem necessidade de reunião ou espera do ‘reporte’.
- Futuro levantamento e análise a partir dos dados obtidos para melhoria contínua.
Nesse sentido podemos contribuir com nossas soluções.
Enfim, não adianta uma eficiência localizada na manipulação de apenas um ingrediente se a degustação final, que é resultado de todo o conjunto, não for positiva.
Yoshio Hada Sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas de automação em conversão de layouts (exportação de arquivos para matriz internacional e geração de demonstrações financeiras), controle de prazos e limites regulatórios para instituições financeiras.