Seu processo ainda depende da lembrança e pró-atividade de apenas um funcionário dedicado? E se ele se ausentar por motivo de saúde não programado, sair da empresa sem tempo de ‘passar o serviço’ a seu substituto(a) ou simplesmente esquecer?
Mas antes de responsabilizar apenas o funcionário, o controle deveria ser da organização.
Funcionário esquece de desligar sistema e gera caos na bolsa de NY
Essa manchete relata o cancelamento de milhares de negociações de mais de 250 empresas listadas no mais importante pregão de ações do mundo provocada, por ironia, numa rotina para reduzir o risco de mal funcionamento e desastres: desligar e religar os sistemas diariamente, esquecido por um funcionário responsável por tal procedimento no centro de backup da Bolsa de Nova York.
Em condições normais, preços iniciais são estabelecidos na abertura do dia dos pregões. Na segunda feira, 23 de janeiro, sem esse procedimento, os preços tiveram uma continuação do pregão anterior gerando oscilações de até 25% no preço de algumas ações e paralisando a negociação de algumas ações. Mais detalhes nos links de algumas fontes ao final do artigo.
Risco da lembrança individual e pessoal
Segundo essas fontes, tal procedimento dependia da lembrança de um funcionário para ser executado. Difícil imaginar num procedimento envolvendo a operação principal que tal funcionário não possuía um alerta para essa execução em sua agenda do smartphone, outlook, ERP ou vários mecanismos atuais: leva a crer numa combinação de falhas sequenciadas e combinadas.
Risco da rotina multitarefas
Muitas vezes nos lembramos, e antes de executá-lo, temos de responder um e-mail, mensagem de aplicativo, telefonema ou interação com sistemas de ERP urgentes, visto as múltiplas fontes geradoras de demandas com que trabalhamos hoje em dia.
Em geral surgem desdobramentos, enveredando em novas interações sobre o assunto. E adivinhe só, esquecemos da tarefa que iríamos realizar. Uma hora aquele procedimento importante não prioritário se tornará urgente. Persistindo sem execução, uma hora trocará para o status de ‘tarde demais’.
Risco do EUquipe
Citando o termo “EUquipe’ que conheço pelo @marcos assi, se o responsável não executou um procedimento e nem delegou a um substituto, provavelmente não terá condições de informar a ninguém, podendo ser uma urgência de saúde e múltiplos outros motivos. O conhecimento da falta dessa execução não fica disponível na corporação: ela fica enterrada no conhecimento individual e pessoal. Mesmo que eletronicamente no outlook ou agenda de aplicativos, de nada adiantará sem tê-la de forma distribuída e conhecida por substitutos e superiores.
Risco da falta de alerta
Mesmo que um controle de execução seja feito em planilhas por exemplo, em relação à proatividade de emitir alerta é o mesmo efeito de anotar numa agenda de papel: ele não emitirá alerta algum pela sua ‘não execução’. No mínimo, deve ser registrado em mecanismos de agenda que emitam alertas em dispositivos de acesso tempestivo, geralmente e-mails ou mensagens de aplicativos.
Risco do não compartilhamento
Por outro lado, mesmo que tal controle emita e-mails ou mensagens de aplicativo alertando pela ‘não execução’ de um procedimento, de nada adiantará emiti-lo apenas ao responsável, caso ele mesmo esteja incomunicável ou incapacitado de executá-lo. Esse alerta deve ser enviado aos substitutos e conforme o avanço da urgência, escalonado a superiores também.
Risco da falta de escalonamento
É importante ser escalonado para que:
– Substitutos não estando disponíveis, seus superiores tenham tempo hábil para busca da solução com outros colaboradores.
– Superiores não sejam sobrecarregados todas as vezes em que bastam os substitutos para baixar a pendência já na primeira linha de atuação. Superiores devem ser acionados apenas após falha nas primeiras linhas de execução.
Automatização das agendas
Apesar da execução ser individual e pessoal, a agenda é corporativa.
Ter domínio sobre essa agenda sem necessidade de solicitar relatórios de ‘status’ periódicos e ter essa informação em tempo real é um benefício aos gestores organização. Muitas vezes quem executa as tarefas entende que baixar a pendência numa agenda corporativa é apenas ‘mais uma tarefa além do que já executo’. Mas desconhece o benefício na gestão pelos escalões superiores. O controle se mostrará importante principalmente nas exceções. E quando ela ocorre, evita-las sairá bem mais em conta do que o risco de reputação e financeiro, como prova esse caso na bolsa de NY.
Para automatização do controle de rotinas administrativas e obrigações acessórias de instituições financeiras, ficamos à disposição para poder contribuir com nossas soluções.
Fontes:
Melhoria de processos e publicações com regulatório do BC em https://www.b3bee.com.br/site/list/publicacoes/.
Yoshio Hada
Sócio administrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas dos dados abertos (Demonstrações Financeiras, Pilar 3 e Canais de Atendimento), CADOC’s (DLI 2062, COS 40XX, 5011, ETF 80XX, DF 9011/9061, SVR 9800, ESG 2030, RCP 4076), FGC405, conversão de layouts (ETL), controle de limites, calendário de obrigações (envio de arquivos regulatórios ou rotinas administrativas), validação e envio de CADOCs.
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