Alta rotatividade? Podem ser várias causas, mas citamos uma delas: descrição de cargo no processo de seleção de candidatos. Sob ótica de gerenciamento de riscos, o mapeamento de processos pode contribuir:
- 1-Reduzindo a probabilidade de contratações inadequadas por meio de boas descrições de cargo,
- 2-Reduzindo o impacto na continuidade dos negócios pelos processos formalizados, mesmo com rotatividade.
Nesses tempos de difícil empregabilidade por conta da economia, torcemos para que todos se recoloquem no mercado. Sem entrar no mérito de motivação, perfil, questão econômica, entre outros aspectos, a ideia abaixo é restrita em destacar o efeito multiplicador do mapeamento de processos para reduzir inadequadas descrições de cargo no processo de seleção, evitando futuros desgastes emocionais e financeiros para ambos os lados após a contratação, com consequente efeito na rotatividade. As numerações fazem referência à figura ilustrada.
3-Alta rotatividade é perder o benefício da curva de aprendizagem
Rotatividade em nível controlado traz benefícios à organização. Colaboradores mais experientes trazem novas ideias e formas de trabalho adquiridas em outras estruturas. Colaboradores com menos experiência são capacitados pela organização dentro de sua cultura organizacional e forma de trabalho. Mas perder ambos com frequência, justamente no ponto mais alto da curva de aprendizagem individual e da organização, significa perde-los no momento mais adequado para oferecerem o último diferencial competitivo, o tempo do capital humano, conforme abordamos no artigo investindo em tarefas rotineiras intelectuais.
4-Descrição de cargo com habilidades exigidas além do necessário
Uma descrição de cargo superestimada em relação ao que realmente será desempenhado pelo candidato pode tornar seu trabalho desestimulante durante a prática de suas atividades, já como colaborador, gerando tendência de pedido de demissão pelo mesmo. A exigência de habilidades além do necessário pode eliminar candidatos que atenderiam exatamente as atividades realmente necessárias ao cargo. Nesse caso, seria importante separar itens imprescindíveis dos itens considerados diferenciais. E saber o que é imprescindível ou diferencial dependerá muito dos processos em que será alocado.
5-Descrição de cargo com habilidades exigidas aquém do necessário
Uma descrição de cargo incompleta em relação ao que realmente é necessário pode tornar seu trabalho abaixo do desempenho esperado. Isso pode ser administrado com capacitação e investimento na sua curva de aprendizagem nas habilidades faltantes. Mas como identificar previamente essa necessidade de treinamento se essa habilidade nem consta na descrição de cargo? Outro aspecto é aumentar a base de candidatos desnecessariamente, onde uma habilidade necessária ao cargo, mas não descrita, poderia filtrar os interessados na vaga. O pior é ainda correr o risco de eliminar candidatos que dominem exatamente essa habilidade não descrita.
6-Origem da descrição de cargo: mapeamento de processos e atividades
O setor de seleção, terceirizado muitas vezes, não possui conhecimento dos detalhes funcionais das áreas contratantes, afinal, conduzem esse processo para todas as áreas da organização. Realizam um importante primeiro filtro, a fim de sintetizar uma lista menor de candidatos a serem entrevistados pelos gestores das áreas contratantes. Muitas vezes são vagas técnicas, com uma infinidade de siglas e jargões específicos de cada setor. Assim, a área contratante fornece essa descrição de cargo atualizada com suas necessidades, bem como um eventual teste a ser aplicado. Mas se ela não possui clareza em seus processos e divisão de atividades dentro de sua equipe, como ela poderá fornecer esse material com qualidade?
Riscos na descrição da vaga baseada nas atividades do colaborador anterior
Atividades em serviços possuem divisão de tarefas mais variável e dinâmica que uma linha de montagem. Em processos administrativos e de serviços, habilidades múltiplas que cada colaborador possui podem ser recombinadas de maneira diferente dentro da equipe, onde um compensa o outro formal ou informalmente, de forma definitiva ou paliativa, com conhecimento ou não do gestor. Ao obter a descrição de cargo verbalmente, o antigo colaborador pode ter desempenhado atividades a mais ou a menos em relação ao que seria de sua responsabilidade em função dos motivos citados. Então qual é a descrição de cargo adequada? Dependerá de quem foi obtida essa informação? Substituir um colaborador que ‘abraçou’ muitas atividades informalmente inflará a descrição do cargo, por exemplo. As pessoas são substituíveis quanto às atividades desempenhadas em seus cargos, mas não no conjunto de todas suas habilidades, que é um pacote que torna cada ser humano único. Preencher uma vaga com essa descrição exigiria clonar o colaborador a ser substituído.
Do mapeamento de processo à descrição de cargo
Não sendo exaustivo, um processo mapeado necessita que suas atividades ao menos:
- Sejam identificadas na sequência adequada de execução.
- Permitam representar desvios e bifurcações, tais como casos de exceção.
- Atribuam responsável por sua execução.
- Sejam atualizadas e retratem o que é praticado e não o que seria ideal ser praticado. O retrato real, por melhor ou pior que seja, sempre deve ser a base para um novo ciclo de melhoria contínua.
- Entre outras características.
Em condições ideais, uma descrição de cargo poderia se basear na consolidação de todas atividades a ele atribuídas ao longo de um ou vários processos. Essa pode ser a meta.
A ausência de processo mapeado e formalizado aumenta o risco de falha de execução, mais ainda num cenário de intensa rotatividade. E possui efeito multiplicador na medida que afeta a qualidade no treinamento de colaboradores (*) e seleção de candidatos, ambos potencializando o mesmo risco de falha de execução nos processos. O estudo de riscos busca essa visão integrada, que permite avaliar o custo x benefício para priorização de onde atuar, maximizando o investimento em função do efeito cascata desses fatores combinados entre si.
(*) Qualidade no treinamento abordada em http://b3bee.com.br/site/2018/10/03/resolucao-4-557-mitigacao-de-risco-com-mapeamento-de-processos-grafos-gri/
Uma boa ‘metade restante’ de semana a todos.
Yoshio Hada
Links úteis
Resolução 4.557/17 – Gerenciamento integrado de riscos
Gestão de Riscos no Banco Central do Brasil
https://www.bcb.gov.br/htms/getriscos/Gestao-Integrada-de-Riscos.pdf
Artigos anteriores – Índice de artigos até julho/2018
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