{"id":855,"date":"2020-02-05T10:06:19","date_gmt":"2020-02-05T13:06:19","guid":{"rendered":"http:\/\/www.b3bee.com.br\/site\/?p=855"},"modified":"2023-12-11T08:39:20","modified_gmt":"2023-12-11T11:39:20","slug":"processos-nao-formalizados-evite-o-micro-gerenciamento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.b3bee.com.br\/site\/2020\/02\/05\/processos-nao-formalizados-evite-o-micro-gerenciamento\/","title":{"rendered":"Processos n\u00e3o formalizados: evite o micro gerenciamento"},"content":{"rendered":"\n
\"\"
Cada decis\u00e3o repetitiva acionando o gestor tende a lev\u00e1-lo ao microgerenciamento<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Quanto menos\nformalizado um processo, maior a necessidade de micro gerenciamento. Orientando\nquais procedimentos adotar, decis\u00f5es com grande potencial de repeti\u00e7\u00e3o j\u00e1 s\u00e3o\nprevistos com seus respectivos crit\u00e9rios definidos, de forma que n\u00e3o \u00e9\nnecess\u00e1rio recorrer aos gestores a cada nova recorr\u00eancia. Conforme a numera\u00e7\u00e3o\nda figura:<\/p>\n\n\n\n

1 \u2013 EUquipe: para que processo?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Trabalhando\nsozinho, todo hist\u00f3rico (passado), planejamento (futuro) e forma de execu\u00e7\u00e3o (presente)\nest\u00e1 na sua cabe\u00e7a. N\u00e3o h\u00e1 prioridade em formalizar e documentar nada, pois n\u00e3o\nh\u00e1 com quem compartilhar. Tamb\u00e9m h\u00e1 total flexibilidade mediante cada diferente\ncaso, mas tamb\u00e9m total depend\u00eancia dessa \u00fanica pessoa. A tomada de decis\u00f5es\ndepende apenas de suas \u00fanicas convic\u00e7\u00f5es e conhecimento, gerando rapidez e no\nm\u00e1ximo o \u2018tico e teco\u2019 se gladiando (ou digladiando, ambos termos existentes) dentro\nda pr\u00f3pria cabe\u00e7a. Por outro lado, a fraqueza \u00e9 depender exclusivamente de uma\n\u00fanica vis\u00e3o de mundo, sempre enviesada e restrita \u00e0s experi\u00eancias e lembran\u00e7as\nseletivas de uma s\u00f3 pessoa.<\/p>\n\n\n\n

2 \u2013 Chefe: \u2018Reproduzam exatamente do\njeito que falei\u2019 gera o micro gerenciamento.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Na expans\u00e3o da\norganiza\u00e7\u00e3o ou departamento, ao envolver outras cabe\u00e7as, tanto para execu\u00e7\u00e3o\ncomo decis\u00e3o, um m\u00ednimo de protocolo de conviv\u00eancia, tarefas e rotinas deve ser\ncompartilhado, a fim de evitar dupla execu\u00e7\u00e3o do mesmo assunto ou falta de\nexecu\u00e7\u00e3o por cada um acreditar que \u2018algu\u00e9m est\u00e1 fazendo\u2019 (o \u2018deixa que eu\ndeixo\u2019).<\/p>\n\n\n\n

Por conta dessa\ndelega\u00e7\u00e3o de tarefas, em geral passada apenas verbalmente com todas suas\nvulnerabilidades (*), a execu\u00e7\u00e3o de tarefas necessita ser monitorada sob\n\u2018r\u00e9deas curtas\u2019 pelo gestor. Durante esse monitoramento, o gestor pode exigir uma\nexecu\u00e7\u00e3o \u00e0 risca da maneira que ele estava acostumado a fazer, acreditando ser\na melhor forma. Tendo de continuar tomando at\u00e9 pequenas decis\u00f5es em novas\nsitua\u00e7\u00f5es ou relembrando detalhes ao colaborador a cada nova reprodu\u00e7\u00e3o de\nfatos repetitivos, o gestor come\u00e7a a micro gerenciar pequenos blocos de tarefas.\nOu ent\u00e3o, diferentes tomadas de decis\u00e3o sem explica\u00e7\u00e3o dos crit\u00e9rios por conta\nda urg\u00eancia em resolver o novo caso deixam o colaborador mais ref\u00e9m ainda da\ninterven\u00e7\u00e3o desse gestor.<\/p>\n\n\n\n

Cada colaborador se torna mais uma \u2018m\u00e3o\u2019, limitado a reproduzir a forma de trabalho ‘falada’ dentro de seus m\u00ednimos detalhes de execu\u00e7\u00e3o e avaliados em fun\u00e7\u00e3o desse total alinhamento \u00e0 \u2018forma de executar\u2019 do gestor, sem espa\u00e7o para melhorias.<\/p>\n\n\n\n

3 \u2013 L\u00edder: \u2018Dentro de determinadas\npol\u00edticas internas, atinjam o resultado esperado. Mas se precisar, me acionem\npara decidirmos juntos\u2019.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ao formalizar\num processo, mesmo que seja inicialmente apenas um \u2018check list\u2019 de alto n\u00edvel\ncom gradual evolu\u00e7\u00e3o de detalhamento, os colaboradores possuem clareza \u2018do que\u2019\ne em \u2018qual sequ\u00eancia\u2019 proceder sobre atividades e situa\u00e7\u00f5es repetitivas. Com um\nprocesso formalizado e transparente, conhecer\u00e3o de forma r\u00e1pida quais tarefas\ndesempenhar e a depend\u00eancia entre setores e colaboradores (at\u00e9 entender\ndificuldades da \u00e1rea anterior envolvida no processo para cumprir prazos e da\npr\u00f3xima em cobrar-nos prazos). <\/p>\n\n\n\n

O gestor n\u00e3o\nnecessita mais monitorar a execu\u00e7\u00e3o detalhada, pois j\u00e1 se espera seguirem um\nroteiro previamente formalizado. Passar\u00e1 a monitorar o resultado dessas\nexecu\u00e7\u00f5es em reuni\u00f5es peri\u00f3dicas com os envolvidos. <\/p>\n\n\n\n

Cada\ncolaborador, dentro dos procedimentos conhecidos, poder\u00e1 provocar melhorias\ninternas, desde que atinjam os objetivos propostos. Como o processo est\u00e1\ntransparente a todos, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel sugerir sua melhoria em prol da\norganiza\u00e7\u00e3o, uma vez que permite o estudo pr\u00e9vio de cen\u00e1rios com ampla\ncontribui\u00e7\u00e3o: todo jogo transcorre melhor se as regras s\u00e3o previamente discutidas,\nestudadas e estabelecidas.<\/p>\n\n\n\n

4 \u2013 Automa\u00e7\u00e3o: efici\u00eancia na execu\u00e7\u00e3o,\nmonitoramento impessoal e tempestivo libera tempo para gest\u00e3o <\/strong><\/p>\n\n\n\n

A revolu\u00e7\u00e3o\nindustrial, produ\u00e7\u00e3o em s\u00e9rie e robotiza\u00e7\u00e3o em alta escala focou em substituir\ntarefas f\u00edsicas repetitivas por meios mais eficientes de execu\u00e7\u00e3o em processos\n\u2018de f\u00e1brica\u2019. Idem para mecaniza\u00e7\u00e3o na agricultura. Atualmente, a automatiza\u00e7\u00e3o\nem processos \u2018de escrit\u00f3rios\u2019 visa substituir tarefas intelectuais repetitivas e\ncom decis\u00f5es previs\u00edveis para que o esfor\u00e7o humano seja direcionado \u00e0 gest\u00e3o de\neventos de exce\u00e7\u00e3o, entendimento do contexto e planejamento.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m da maior efici\u00eancia e documenta\u00e7\u00e3o (afinal utilizar um sistema por si s\u00f3 j\u00e1 exige um processo), tamb\u00e9m h\u00e1 benef\u00edcios no monitoramento dessa execu\u00e7\u00e3o que passa a ser impessoal, transparente e tempestiva. Impessoal porque n\u00e3o \u00e9 mais \u2018fulano\u2019 ou \u2018beltrano\u2019 que solicita o \u2018status\u2019 de um projeto ou uma tarefa, e sim o sistema que representa \u2018a organiza\u00e7\u00e3o\u2019. Transparente porque esse \u2018status\u2019 estar\u00e1 dispon\u00edvel para consulta por todos, principalmente pelos n\u00edveis hier\u00e1rquicos superiores. E tempestiva porque qualquer gestor n\u00e3o necessita de uma reuni\u00e3o para consultar esse \u2018status\u2019: pode consultar a qualquer momento essa situa\u00e7\u00e3o em tempo real.<\/p>\n\n\n\n

A inten\u00e7\u00e3o, no\n\u2018frigir dos ovos\u2019, \u00e9 aumentar a efici\u00eancia e qualidade da execu\u00e7\u00e3o por meio do\nmonitoramento (presente), liberando tempo para gest\u00e3o entender o contexto pela\nan\u00e1lise de sua base de dados (passado) e poderem considera-los no planejamento\n(futuro).<\/p>\n\n\n\n

Nesse sentido, ficamos \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o para contribuir com nossos produtos.<\/p>\n\n\n\n

(*) Tratamos do\ntreinamento verbal n\u00e3o documentado no artigo http:\/\/www.b3bee.com.br\/site\/2018\/10\/03\/resolucao-4-557-mitigacao-de-risco-com-mapeamento-de-processos-grafos-gri\/<\/a><\/p>\n\n\n\n

Yoshio Hada<\/p>\n\n\n\n

S\u00f3cio\nadministrador da B3Bee Consultoria e Sistemas, licenciando sistemas de\nautoma\u00e7\u00e3o em convers\u00e3o de layouts (exporta\u00e7\u00e3o de arquivos para matriz\ninternacional e gera\u00e7\u00e3o de demonstra\u00e7\u00f5es financeiras), controle de prazos e\nlimites regulat\u00f3rios para institui\u00e7\u00f5es financeiras.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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